システム導入から運用まで、何を用意、どう進める？　　　

＝＝＝＝＝　導入決定まで　＝＝＝＝＝

○　概要を知る　○

「公平クン」のカタログは見ました。ホームページも見ました。電話で質問もしました。このシステムは、我が職場での人事の課題、その多くを解決してくれそうな感じもする。しかし、導入決定とするには、まだ、情報が足りない。

○　ソフトを触って見る　○

考課入力のプログラム、反映計算のプログラムもダウンロードして、試してみました。考課入力は、このシステムの入口、反映計算は出口。このシステムの方法、考え方、感触は伝わってきた。でも、これは、あくまでシステムの一部、システムの全貌を見た訳ではない。しかし、このシステム、課題解決の可能性がありそうだ。

☆　導入を誰が決定　☆

トップは、検討して、良ければ導入せよと言うが、決定していいのだろうか。トップ、総務部、人事部、役員会、経営企画室、情報システム部、労働組合、賃金委員会、了解を、理解を得ておくべき部署、機関は他に無かっただろうか。

○　デモと説明　○

エトナに、デモンストレーションと、詳細運用説明を要請。決定に関わるメンバーは、出来る限りの参加。デモの場で、システム機能、運用に関して質問。今の職場の人事評価項目、給与構成、組織図、賃金表、これらが、「公平クン」システムに、どう関係付けられるかも確認する。

導入決定、注文書送付。システム運用責任者、システム操作担当者を決定。

導入ユーザー様の多くの、導入の意思決定までのプロセスは、概ね、上のような過程を経ております。

＝＝＝＝＝　システム導入当初必要事項　＝＝＝＝＝

○　パソコン　○

最低限、Ｗｉｎｄｏｗｓ（９５，９８，ＮＴ，２０００，Ｘｐ）　Ｓｏｆｔ　の使える、パソコン１台、考課者の人数枚のフロッピーディスクを用意して下さい。考課者が多い場合は、考課入力を交代で行う時間が長くなりますので、全体スケジュール設定に留意して下さい。

社内ＬＡＮもあり、パソコン１人１台体制の場合は、フロッピーは不要。考課データの配布、回収は、メールの添付ファイルで行います。

○　システム管理者のスタディ　○

・サンプルデータ・

「公平クン」のソフトウェア収納ＣＤには、サンプルとして、架空集団のデータがあります。このデータを、パソコンのハードディスクにコピーし、考課配布データの作成、データの統合、集計計算を操作して、システムの機能を体感して下さい。

また、ここで、創られた配布データを使って、考課入力の操作もお確かめ下さい。

・御質問・

画面上にも、要所には、操作説明画面があります。また、マニュアルには、操作画面毎の説明がありますので、御参照下さい。操作上、運用上、御不明な点は、お気軽に、お電話、あるいは、メールで、御問い合わせ下さい。

○　実データでの試験　○

・マスタデータ・

システム運用の基礎情報として、組織の階層名（職階・資格）と、部門名を入力します。個人情報としては、氏名、その読み仮名、生年月日、入社年月日を入力します。

・データの授受・

他の給与システム等で、電子データがある場合、データをそのまま持ち込む方法もあります。テキストファイル（数字も文字情報として扱う形式のファイル）で、ＣＳＶ　（Ｃｏｍｍａ　Ｓｅｐａｒａｔｅｄ　Ｖａｌｕｅ）、カンマで区切ったデータ形式です。この形で、マスタデータを持ち込み、また、反映計算結果を、他の給与システムに渡すことができます。

・被考課者集団・

多面考課のための設定として、被考課者を、職種、職階を考慮し、どんなグループに分けるかが重要な作業となります。組織図の上で、該当メンバーの氏名を囲んで見るのも１つの方法です。

・過去データ・

過去の、紙ベースでのデータが存在する場合は、そのデータを読み取って、このシステムに、手で入力することも可能です。次の試し考課をやる前に、前期の紙の上での考課データから、一次考課者、二次考課者を、二人の多面考課者として扱い、集計計算、レポート出力を試されることも、システムの理解に有効です。

・試し評価・

特定の試験集団を決めて、考課者複数で、実際に考課してみる。その結果を集計、考課者ウェイトを変えて、結果を比べる。考課者の比較データを出力してみる。ここまでやりますと、評価データの計算処理の全貌が御理解いただけます。

○　職能資格制度　○

年功色の濃くなってしまった、職能資格制度、「公平クン」システム導入に対して、どのように位置付けますか。この資格制度の改革は行わなくても、答の出し方はあります。システムで、被考課者をグループ化する時、資格の複数階級をまとめて、１つの集団とする方法です。結果的に、階層間の追い越しも、そのまま、評価データとして出てきます。

○　評定項目　○

従来、評価制度が無く、評定項目も無かった職場では、上記サンプルデータの評定項目をコピーしてお使い下さい。各項目は、多くの職場の最大公約数的な構成になっております。項目名称、項目ウェイト、項目定義は、職場に合わせて、自由にアレンジして下さい。

責任感、協調性、規律・・・・・専門知識、職務知識・・・・・仕事の速さ、仕事の正確さ・・・・・

従来、妥当な評価結果を求めて、この評価の物差し創りに、多大なエネルギーを投入。しかし、その結果は、この努力に引き合うものでなかった。そういう体験をされている職場も少なくないと思われます。多面考課の「公平クン」では、少し、違う方向から、妥当なデータ創出を目指します。評価項目は、時代の流れ、職務内容の変化に合わせ、職場の声も取り入れ、少しづつ変えていく、磨き上げていくものと位置付けましょう。

○　参照情報　○

多面考課においては、より妥当なデータを、より多く集めることが、より公正な結果を得ることにつながります。この、より妥当なデータを生むためには、評価するための情報が、より多く、職場の皆に、見える形になっていなければなりません。勿論、日々の行動観察も重要な情報ですが、その行動が、結果として、成果として、数字の形で、職場の皆から見えることが望ましい。

勤怠データ、売上、粗利、クレーム情報、生産量、生産額、品質管理データ・・・・・・・

○　目標管理　○

別頁  「目標管理制度（ＭＢＯ）も評価に課題・ＭＢＯに魂を入れる多面評価」を参照下さい。

○　反映計算　○

・開始時期・

導入当初から、反映計算まで実施するか、否かも、導入時の検討事項です。過去、人事制度化が成されてなかったとすれば、評価のルールを公表し、考課レポートで、結果をフィードバックすることは、大きな前進です。反映計算は、時間をかけて、次のステップとすることも選択肢です。

・年俸・半俸・

当初より、反映計算まで実施、考課結果と給与を結び付ける。この場合、従来の給与形態が、反映計算を適用し得るものであるのか、否かが問われます。年俸あるいは、半年毎改定する半俸であれば、結びつけることは容易です。

・反映度合・

ただし、「公平クン」システムは、毎期、前期比較等を行いながら、時間の経過の中で、より妥当なデータにするという運用方法があり、この当初の評価データが未成熟なものである場合、反映も、ソフトランディングによって、より弱めたものにするという運用が考えられます。

・職能給・

職能給に、考課結果を結びつける。この場合、職能給が、給与全体の中で、どの程度の比率なのか、それによって、反映の影響度が変わってきます。各種手当て等、評価と関係のない内容が多い給与形態では、公正な考課結果も、士気向上に活かされません。

・役職手当・

役職手当の数値も、給与の中に占める比率が高いと、その職位の中では固定であり、考課反映の影響度を小さくしてしまいます。給与総額の中での、役職手当の比率は、検討を要するケースが多いようです。

・賞与・

昇給よりも、賞与の方が、内容もシンプルのため、反映計算も、比較的容易であり、最初に、反映計算を行う対象としてお奨めします。反映額を、賞与の全額にするか、一部にするか、あるいは、点数の平均点を軸とした、プラスマイナスの反映を行うかを選ぶことができます。

・例外処理・

どこの職場でも、新入社員、中途入社の社員など、評価データがない人、ソフトランディング計算に必要な、前期額の無い人も出てきますが、これらをどのように位置付けるか。また、コンピュータの答は、それなりの必然性はあるが、反映値として、そのまま適用できない事柄が発生した。そんな場合、給与マスタに、調整賞与、調整給といった項目を設け、任意の調整処理を行うことも、システムは考慮しています。

・ポイント式反映・

反映計算の答を、賞与、職能給、年俸などの金額値でなく、点数、ポイントとして、計算する方法もあります。この場合、部門間の調整を考慮して、ポイント配分の甘い、辛い、中心化傾向を修正しながらの答を求めます。これを各集団毎に行うことで、最終的に、ポイント単価の設定で、全職員の個別支給額と、総原資を一度に算出することが可能になります。

○　職場の事前説明　○

・制度全般・

「公平クン」導入により、従来と変える制度内容を、全職員に説明せねばなりません。

考課実施の時期、考課項目、項目ウェイト、考課者となるのは、全社員か、勤続何年以上か、職位はどのクラスからか。

反映計算リンクは、何時から実施するか。

・システム説明・

「公平クン」システムは、どのような機能を持って、どんな処理を行うか。

考課者チェック（甘辛、標準偏差、不公正指数）機能、甘辛調整計算、考課レポート内容

反映計算機能

・考課入力説明・

全ての操作をマウスで行いますが、その全体像は難しいものではありません。主たる操作は、被考課者の名前をマウスで掴み、９ランクの該当位置に引き摺っていって、落とす、ドラッグ、ドロップという、マウス操作を覚えていただければ、他には難しい操作はありません。全職員を考課に参加させるとするなら、これを全職員に伝えねばなりません。過去のユーザー様の実績では、様々な職員の方々が、皆、マスターされています。

この入力プログラムには、「公平クン」システムの全体像の説明画面、人事考課への注意事項も入っておりますので、前項のシステム説明にお使い下さい。

＝＝＝＝＝　考課スケジュール　＝＝＝＝＝

図１は、賞与の、考課から賞与支給までのスケジュール例です。各ステップで、どの程度の時間を設定するかで、その全体の日数は変わってきますが、１００人規模の例では、最短で半月あれば可能です。考課データを回収してから、集計、反映計算試案作成は、丸１日あれば、役員会用資料の作成も可能です。

ユーザー事例でも、２００人規模で、初回から、反映計算まで処理して、４０日ほどで、結論をお出しになっておられます。

１回実施された後は、マスターファイル等のデータが、次回に、移動部分のみの少しの変更で使用することが可能になり、全体のスケジュールも、より余裕が生まれてきます。

○　配布データ作成　○

　考課者に配られるデータは、その考課者が考課すべきメンバーの氏名、その集団の考課項目、項目ウェイト、各項目の定義、観点といった内容が、フロッピー１枚の中に納まるような大きさの複数ファイルで構成されています。コンピュータは、どのデータを誰に渡すかを示しますので、それに従って、各考課者に配布します。

○　考課期間　○

部門の重要な考課者が、期間中出張など、不測の事態も考慮した期間設定が必要になります。また、遠くに離れた拠点へのデータ配布をどのようにするか。ネットでまとめて送付、現地で、フロッピーに展開、再度、まとめて、ネットで回収といった方法も考えられましょう。　

○　事前事後検討会議　○

考課に入る前、事前に、上司考課者が集合、部下の各種データを持ち寄り、評価への見解を述べ合う。この事で、皆が同じデータとなることはなくても、事実関係の情報を出来る限り共有し、より妥当なデータ創出に活かします。

回収されたデータは、１度集計計算を行い、考課者相互の比較データを出力、そのデータを、上司考課者が、相互にチェックし合います。、コンピュータからの、貴方は、この人に甘い、この人に辛いのメッセージに対して、弁明、事情説明を行います。この検討の結果、修正したいところがあれば、修正をして、再提出します。

○　人事部試算案　○

全体のデータをまとめる人事部は、前期額、役員会、トップの意向を含んで、考課結果と反映計算案を作成、役員会への検討資料とします。

データは、カラー、ビジュアルに整理されていますので、役員会も、何をどのように変えたいか、伝え易い形になっています。総原資をいくら大きくするのか、あるいは小さくするのか、差を大きくするのか、その逆か、年功をどれほど残すのか。指示された内容で修正する作業も時間がかかりません。

多面考課ではあっても、考課の始めから、最後の金額決定まで、全てパソコンで処理しますので、従来の紙ベースの考課よりも時間を要しません。単純作業をパソコンに委ねることで、人事考課のプロセスは大きく変わります。